Κανονισμός λειτουργίας της Επιτροπής Ελέγχου

1. Σκοπός

Η Επιτροπή Ελέγχου (εφεξής Ε.Ε.) συγκροτείται με στόχο την υποστήριξη του Διοικητικού Συμβουλίου (εφεξής ΔΣ) στα καθήκοντά του σχετικά με τη χρηματοοικονομική πληροφόρηση, τον εσωτερικό έλεγχο και την εποπτεία του τακτικού ελέγχου. Επιπροσθέτως η Επιτροπή Ελέγχου έχει ως σκοπό:
• την αξιολόγηση και ανασκόπηση της αποτελεσματικότητας του συστήματος εσωτερικού ελέγχου
• την παρακολούθηση και τον έλεγχο της ανεξαρτησίας, επάρκειας και αποτελεσματικότητας της λειτουργίας της Διεύθυνσης Εσωτερικού Ελέγχου.
Ο παρών Κανονισμός τίθεται σε ισχύ αμέσως μετά την έγκριση του από το Δ.Σ.


2. Σύνθεση και θητεία

Σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία η Ε.Ε. αποτελείται από τρία τουλάχιστον μέλη. Η επιτροπή ελέγχου αποτελεί είτε ανεξάρτητη επιτροπή είτε επιτροπή του Διοικητικού Συμβουλίου της Εταιρίας. Αποτελείται από μη εκτελεστικά μέλη του διοικητικού συμβουλίου και μέλη που εκλέγονται από τη γενική συνέλευση των μετόχων της. Ειδικότερα, ο Πρόεδρος ορίζεται από τα Μέλη της ή εκλέγεται απευθείας από τη Γενική Συνέλευση των Μετόχων της Εταιρείας. Η θητεία των μελών της Ε.Ε. είναι διετής.
Τα μέλη της Ε.Ε. είναι στην πλειονότητα τους ανεξάρτητα από την ελεγχόμενη οντότητα και διαθέτουν επαρκή γνώση στον τομέα στον οποίο δραστηριοποιείται η Εταιρεία. Τουλάχιστον ένα μέλος της Επιτροπής είναι ορκωτός ελεγκτής σε αναστολή ή συνταξιούχος ή διαθέτει επαρκή γνώση στην ελεγκτική και λογιστική.

3. Συνεδριάσεις Επιτροπής

Η Επιτροπή συνεδριάζει τακτικά, τουλάχιστον τέσσερις φορές ετησίως ή και έκτακτα, όποτε παρίσταται ανάγκη, τηρεί πρακτικά των συνεδριάσεων της και υποβάλλει αναφορές στο Δ.Σ., εφόσον κρίνεται αναγκαίο.
Τα θέματα της ημερήσιας διάταξης, τίθενται στη διάθεση κάθε μέλους τουλάχιστον μία εβδομάδα πριν από τη συνεδρίαση. Τα σχετικά έγγραφα μπορούν να διακινούνται και μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η Επιτροπή μπορεί, με απόφαση του Προέδρου της να συνεδριάζει βάσει τηλεοπτικής ή τηλεφωνικής συνδιάσκεψης.
Η Επιτροπή μπορεί να προσκαλέσει στις συνεδριάσεις της οποιοδήποτε στέλεχος της (εργαζόμενο της Εταιρείας, συνεργάτη) ή μέλη της Διοίκησης που θεωρεί ότι μπορεί να τη συνδράμει στην εκτέλεση του έργου της. Χρέη Γραμματέως της Επιτροπής Ελέγχου ασκεί ο Υπεύθυνος Εσωτερικού Ελέγχου.



4. Καθήκοντα και αρμοδιότητες της Επιτροπής Ελέγχου

Με την επιφύλαξη της ευθύνης των μελών του διοικητικού ή διαχειριστικού οργάνου ή άλλων μελών που έχουν εκλεγεί από τη γενική συνέλευση των μετόχων της Εταιρείας, η Επιτροπή ελέγχου έχει τις κάτωθι αρμοδιότητες:

α) Όσον αφορά στο σύστημα εσωτερικού ελέγχου και διαχείρισης κινδύνων και τα συστήματα πληροφόρησης, η Ε.Ε.

• Παρακολουθεί τη διαδικασία χρηματοοικονομικής πληροφόρησης και την αξιοπιστία των οικονομικών καταστάσεων της Εταιρείας και υποβάλλει συστάσεις ή προτάσεις για την εξασφάλιση της ακεραιότητας της προς το ΔΣ της Εταιρείας.
• Επιβλέπει κάθε επίσημη ανακοίνωση που αφορά στη χρηματοοικονομική απόδοση της Εταιρείας, και εξετάζει τα βασικά σημεία των οικονομικών καταστάσεων που εμπεριέχουν σημαντικές κρίσεις και εκτιμήσεις από πλευράς Διοίκησης.
• Παρακολουθεί, εξετάζει και αξιολογεί την επάρκεια και αποτελεσματικότητα του συνόλου των πολιτικών, διαδικασιών και δικλείδων ασφαλείας της Εταιρείας.
• Επιθεωρεί τους εσωτερικούς χρηματοοικονομικούς ελέγχους της εταιρείας και παρακολουθεί την αποτελεσματικότητα των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου, διασφάλισης της ποιότητας και διαχείρισης κινδύνων της Εταιρείας και κατά περίπτωση της Διεύθυνσης Εσωτερικού Ελέγχου όσον αφορά τη χρηματοοικονομική πληροφόρηση της ελεγχόμενης διεύθυνσης ή τμήματος, χωρίς να παραβιάζει την ανεξαρτησία τους. Για το σκοπό αυτό, η Ε.Ε. εξετάζει σε περιοδική βάση το σύστημα εσωτερικού ελέγχου και διαχείρισης κινδύνων της εταιρείας, ώστε να διασφαλίζει ότι οι κυριότεροι κίνδυνοι προσδιορίζονται, αντιμετωπίζονται και δημοσιοποιούνται με ορθό τρόπο. Στο πλαίσιο αυτό, η Ε.Ε. ενημερώνει το ΔΣ της Εταιρείας με τις διαπιστώσεις της και υποβάλει προτάσεις βελτίωσης, εφόσον κριθεί σκόπιμο.
• Εξετάζει συγκρούσεις συμφερόντων κατά τις συναλλαγές της Εταιρείας με συνδεδεμένα με αυτήν πρόσωπα και υποβάλλει στο ΔΣ σχετικές αναφορές,
• Εξετάζει την ύπαρξη και το περιεχόμενο των διαδικασιών εκείνων, σύμφωνα με τις οποίες οι εργαζόμενοι της Εταιρείας μπορούν, υπό εχεμύθεια, να εκφράσουν τις ανησυχίες τους για ενδεχόμενες παρανομίες και παρατυπίες σε θέματα χρηματοοικονομικής πληροφόρησης ή για άλλα ζητήματα που άπτονται της λειτουργίας της Εταιρείας.
• Η Ε.Ε. διασφαλίζει την ύπαρξη διαδικασιών, σύμφωνα με τις οποίες οι εργαζόμενοι της Εταιρείας μπορούν, υπό εχεμύθεια, να εκφράσουν τις ανησυχίες τους για ενδεχόμενες παρανομίες και παρατυπίες σε θέματα χρηματοοικονομικής πληροφόρησης ή για άλλα ζητήματα που άπτονται της λειτουργίας της Εταιρείας, με στόχο την αποτελεσματική και ανεξάρτητη διερεύνηση ενδεχόμενων ζητημάτων και την κατάλληλη αντιμετώπισή τους.

β) Όσον αφορά στην εποπτεία της Διεύθυνσης Εσωτερικού Ελέγχου, η Ε.Ε.:

• Εγκρίνει το εγχειρίδιο της Διεύθυνσης Εσωτερικού Ελέγχου.
• Παρακολουθεί και επιθεωρεί την ορθή λειτουργία της Διεύθυνσης Εσωτερικού Ελέγχου σύμφωνα με το ισχύον νομοθετικό και κανονιστικό πλαίσιο και αξιολογεί το έργο, την επάρκεια και την αποτελεσματικότητα της. (ενδεικτικά: επισκόπηση και αξιολόγηση ετήσιου προγράμματος ελέγχου, επισκόπηση εκθέσεων εσωτερικού ελέγχου κ.α.)
• Διασφαλίζει την ανεξαρτησία του εσωτερικού ελέγχου, προτείνοντας στο Δ.Σ. το διορισμό και την ανάκληση του Επικεφαλής της Διεύθυνσης Εσωτερικού Ελέγχου.
• Αξιολογεί τον επικεφαλής της Διεύθυνσης εσωτερικού ελέγχου.
• Αξιολογεί τη στελέχωση και την οργανωτική δομή της Διεύθυνσης Εσωτερικού ελέγχου και εντοπίζει τυχόν αδυναμίες της.
γ) Όσον αφορά στην εποπτεία του τακτικού ελέγχου, η Ε.Ε.:

• Είναι υπεύθυνη για τη διαδικασία επιλογής ορκωτών ελεγκτών ή ελεγκτικών εταιρειών, κατά τα προβλεπόμενα στην κείμενη Νομοθεσία
• Μέσω του Δ.Σ., κάνει προτάσεις στη Γενική Συνέλευση σχετικά με το διορισμό, τον επαναδιορισμό και την ανάκληση του τακτικού ελεγκτή, καθώς και για την έγκριση της αμοιβής και τους όρους πρόσληψης του τακτικού ελεγκτή.
• Επισκοπεί και παρακολουθεί την ανεξαρτησία των ορκωτών ελεγκτών λογιστών ή των ελεγκτικών εταιρειών, την αντικειμενικότητα και την αποτελεσματικότητα της ελεγκτικής διαδικασίας, λαμβάνοντας υπόψη τις κείμενες Νομοθετικές και Κανονιστικές Διατάξεις.
• Εξετάζει και παρακολουθεί την παροχή επιπρόσθετων υπηρεσιών στην εταιρεία από την ελεγκτική εταιρεία στην οποία ανήκει ο/οι τακτικός/οί ελεγκτής/ές για το σκοπό αυτό, έχει αναπτύξει και εφαρμόζει πολιτική για την πρόσληψη τακτικών ελεγκτών σχετικά με την παροχή μη ελεγκτικών υπηρεσιών και επιβλέπει την εφαρμογή της.
• Συζητά με τον τακτικό ελεγκτή την έκθεσή του που αναφέρεται στις αδυναμίες του συστήματος εσωτερικού ελέγχου ιδίως δε αυτές που αφορούν στις διαδικασίες της παροχής χρηματοοικονομικής πληροφόρησης και σύνταξης των οικονομικών καταστάσεων.
• Παρακολουθεί τον υποχρεωτικό έλεγχο των οικονομικών καταστάσεων και συζητά με τον τακτικό ελεγκτή τις ουσιώδεις ελεγκτικές διαφορές που προέκυψαν κατά τη διάρκεια του ελέγχου ανεξάρτητα εάν αυτές επιλύθηκαν στη συνέχεια ή έμειναν ανεπίλυτες. Στο πλαίσιο αυτό ενημερώνει το ΔΣ υποβάλλοντας σχετική αναφορά για τα θέματα που προέκυψαν, για τη συμβολή του υποχρεωτικού ελέγχου στην ποιότητα και ακεραιότητα της χρηματοοικονομικής πληροφόρησης καθώς και ποιος ήταν ο ρόλος της Ε.Ε. κατά τη διαδικασία διεξαγωγής του υποχρεωτικού ελέγχου.
Η Ε.Ε., μέσω του Προέδρου της, ενημερώνει τους μετόχους κατά την ετήσια γενική συνέλευση, για τα πεπραγμένα της Ε.Ε. με βάση τις προβλεπόμενες δραστηριότητές της.

5. Λειτουργία της Επιτροπής Ελέγχου

Η Διοίκηση της Εταιρείας είναι αρμόδια να παρέχει στην Ε.Ε. όλα εκείνα τα μέσα που είναι απαραίτητα για την υλοποίηση του έργου της καθώς και να διασφαλίζει την απρόσκοπτη πρόσβαση της στις πληροφορίες που χρειάζεται κατά την άσκηση των αρμοδιοτήτων της.
Ο Κανονισμός Λειτουργίας της Επιτροπής Ελέγχου δημοσιοποιείται στον ιστότοπο της Εταιρείας.


6. Αξιολόγηση

Κατά τη λήξη της θητείας της Επιτροπής Ελέγχου, τα μέλη του ΔΣ προβαίνουν σε αξιολόγηση του έργου της Επιτροπής, της σύνθεσης των μελών αυτής καθώς και της ανανέωσης ή μη της θητείας των μελών της.